很多人的資料是散開的：會議記錄在 Word、待辦事項在手機備忘錄、專案進度在 Excel、靈感筆記在聊天室的「我的最愛」。要找一份資料，得在幾個軟體之間來回翻。
Notion 處理的就是這件事：筆記、文件、待辦清單、專案看板、知識庫都放在同一個工作空間裡，所以常被稱為 All-in-One 生產力工具。2025 年 9 月的 3.0 版加入 AI Agents 之後，它也能直接動手幫你做事，不只是記錄。
一、Notion 是什麼樣的軟體？
Notion 是一款結合筆記、資料庫、專案管理與 AI 的雲端工作空間，最大的特色是「區塊（Block）式編輯」：頁面裡的每一段文字、圖片、表格、待辦清單都是一個獨立區塊，可以像積木一樣拖曳、組合、轉換類型。
這點和 Word 那類版面固定的軟體很不一樣：版面跟著內容走，要並排就並排，要收合就收合。常見的用法有：
- 學生：課堂筆記、報告資料庫、讀書計畫、履歷作品集
- 上班族：會議記錄、待辦管理、OKR 追蹤、團隊知識庫（Wiki）
- 自由工作者／創作者：內容行事曆、案件追蹤、客戶資料、個人網站
- 團隊：專案看板、文件協作、SOP 手冊、產品規格書
二、安裝與註冊教學
2-1 選擇你的使用版本
| 版本 | 取得方式 | 適合情境 |
|---|---|---|
| 網頁版 | 直接開啟 notion.com | 不想安裝軟體、臨時在別台電腦使用 |
| 桌面版（Windows / Mac） | 官網下載安裝 | 主力工作環境，速度與離線體驗較好 |
| 手機 App（iOS / Android） | App Store / Google Play | 外出時快速記錄、查資料 |
2-2 註冊帳號（三種方式）
- 進入註冊頁開啟 notion.com，點右上角「Sign up（免費註冊）」。
- 選擇登入方式可用 Google 帳號、Apple 帳號或 Email 註冊。建議直接用 Google 或 Apple 帳號，省去收驗證信的步驟，之後跨裝置登入也最方便。
- 回答使用情境Notion 會問你「打算怎麼使用」（個人使用／團隊使用／學校用途）。這只影響初始範本推薦，選「For personal use（個人使用）」即可，之後隨時可改。
- 開始使用註冊完成後會進入你的第一個工作空間（Workspace），裡面已附上幾頁範例筆記可以參考。
三、中文版設定教學
Notion 已內建繁體中文介面，三步驟切換：
- 開啟設定點左側欄的「Settings」（齒輪圖示）。
- 找到語言選項進入「Language & region（語言與地區）」。
- 選擇繁體中文在 Language 下拉選單選「繁體中文」，介面立即切換完成。
四、介面介紹：三大區域
登入後的畫面分成三塊：
✨ Notion AI
🏠 首頁
📥 收件匣
📄 我的頁面
└ 子頁面…
📅 行事曆・🗑️ 垃圾桶
📝 我的第一頁筆記
在這裡輸入文字，輸入「/」呼叫所有區塊…
☐ 待辦事項一
☐ 待辦事項二
4-1 左側目錄選單區
- 搜尋（Search）：全工作空間的關鍵字搜尋。
- Notion AI：AI 助理入口（詳見第九節）。
- 首頁與收件匣：首頁彙整最近編輯與待辦；收件匣接收他人提及、留言通知。
- 頁面清單：你建立的所有頁面都在這裡，可拖曳排序、建立層級。
- 行事曆、範本、垃圾桶：整合 Notion Calendar、官方模板商城；誤刪的頁面可從垃圾桶救回。
4-2 中間工作編輯區
這是實際寫筆記的地方。與傳統編輯器最大的差異：每個段落左側都有「⋮⋮」把手，按住即可把整個區塊拖到任何位置，也可以拖成左右並排的多欄版面。
4-3 右上其他設定區
- Share（分享）：邀請協作者，或一鍵發佈成公開網頁。
- 「…」選單：字體風格、小字體、全寬版面、匯入／匯出（支援 PDF、Markdown、HTML）。
五、基本操作：學會「/」就學會了一半
在 Notion 的任何空白處輸入 /（斜線），就會叫出區塊選單。這是 Notion 最重要的快捷鍵，所有內容類型都從這裡插入：
| 輸入 | 產生的區塊 | 用途 |
|---|---|---|
| /text | 文字 | 一般段落 |
| /h1～/h3 | 標題 1～3 | 建立文章層級 |
| /todo | 待辦清單 | 可勾選的核取方塊 |
| /bullet・/number | 項目／編號清單 | 條列重點 |
| /toggle | 摺疊清單 | 收合細節，版面清爽 |
| /table | 簡易表格 | 快速排版對照資料 |
| /image・/video | 圖片／影片 | 上傳或嵌入媒體 |
| /callout | 標註框 | 重點提示（像本文的色塊） |
| /database | 資料庫 | 本文第七節的主角 |
| /page | 子頁面 | 頁面中再開新頁面 |
- 拖曳排版：按住區塊左側「⋮⋮」拖到另一區塊右側，即成兩欄式版面。
- 區塊變身：點「⋮⋮」→ Turn into，可把文字瞬間轉成標題、清單或標註框。
- 快速標記：選取文字後可加粗體（Ctrl/Cmd + B）、螢光底色、行內程式碼。
六、筆記管理：用「頁面中的頁面」建立層級
Notion 沒有傳統的「資料夾」，取而代之的是無限層級的頁面（Page）：任何頁面裡都能再開子頁面，層級數量沒有限制。
建議的整理方式：
- 先建立幾個「主頁面」當作大分類，例如：📚 學習筆記、💼 工作專案、🏠 生活記錄。
- 把相關筆記直接在左側欄拖曳到對應主頁面底下，就完成歸檔。
- 在主頁面裡用 /page 繼續往下展開子主題。
七、資料庫功能：最值得花時間學的部分
資料庫（Database）是 Notion 和一般筆記軟體拉開差距的功能。可以把它想成「智慧型表格」：每一列都是一個完整的 Notion 頁面，每一欄都是一個可自訂的屬性（Property）。
7-1 建立第一個資料庫
- 插入資料庫在頁面輸入 /database，選「Database – Full page」或「Inline」。
- 設定屬性欄位點表頭的「+」新增屬性，常用類型：狀態（Status）、選取（Select）、日期（Date）、人員（Person）、數字（Number）、核取方塊（Checkbox）。
- 新增資料每按一次「New」就多一列；點開任一列，它其實是一個完整頁面，可以在裡面寫詳細筆記。
- 篩選與排序用「Filter」只顯示符合條件的項目（例如狀態＝進行中）、用「Sort」依日期排序。
7-2 四種檢視（View）
資料庫的重點在於：資料只有一份，呈現方式可以切換。
7-3 實例：用資料庫管理內容產出
以「經營自媒體文章」為例，建立一個資料庫，屬性設為：
| 屬性 | 類型 | 範例值 |
|---|---|---|
| 文章標題 | 標題 | Notion 入門教學 |
| 狀態 | Status | 構想中 → 撰寫中 → 已發佈 |
| 發佈日期 | Date | 2026/08/01 |
| 平台 | Multi-select | 官網、FB、IG |
| 負責人 | Person | @自己或同事 |
平常用看板檢視拖曳文章狀態，排程時切到日曆檢視看發佈節奏，月底用表格檢視統計產出。同一份資料應付三種需求，不用另外開好幾個 Excel 檔。
八、模板：不必從空白頁開始
Notion 官方模板庫有大量現成模板，涵蓋筆記、習慣追蹤、記帳、專案管理、履歷等，多數免費：
- 點左側欄的「Templates（範本）」開啟模板商城。
- 瀏覽或搜尋想要的模板（可搜中文關鍵字）。
- 點「Get template」即複製一份到你的工作空間，內容可完全自由修改。
九、Notion AI 與 Agents：3.0 之後的變化
2025 年 9 月的 Notion 3.0 改版後，Notion AI 從「幫你潤稿的寫作助手」變成「能自己動手完成任務的 AI Agent」。2026 年中的 3.6 版主要功能如下：
- AI 問答與寫作：摘要長文、翻譯、改寫語氣、腦力激盪，隨選隨用。
- AI 會議記錄：自動轉錄會議語音、辨識發言者、整理摘要與待辦。
- AI Agents：直接下指令請 AI「建立一個專案追蹤資料庫並把這份文件的任務填進去」，它會實際動手建頁面、填資料，一次可連續作業數十分鐘。
- Custom Agents（3.3 起）：打造照你 SOP 行事的自訂代理人，可排程自動執行（例如每週一自動彙整上週進度報告）。
- External Agents（3.6 起）：把 Claude、Cursor 等外部 AI 代理人拉進同一個看板協作，指派任務給它們。
- 企業搜尋與連接器：串接 Slack、Google Drive、GitHub、Outlook 等，AI 回答時能一併搜尋這些外部資料。
十、價格方案：免費版夠用嗎？
| 方案 | 價格（每人／月） | 適合對象 | 重點 |
|---|---|---|---|
| Free | $0 | 個人使用 | 個人使用幾乎無區塊上限；單檔上傳限 5MB、版本紀錄 7 天、訪客上限 10 人 |
| Plus | 約 US$8（年繳）／$10（月繳） | 個人進階、小團隊 | 解除協作區塊上限、無限檔案上傳 |
| Business | 約 US$16（年繳）／$20（月繳） | 成長中團隊 | 完整 Notion AI＋Agents、進階權限與安全性 |
| Enterprise | 客製報價 | 大型組織 | SSO、稽核日誌、專屬客戶成功經理 |
結論：個人用戶用免費版就非常夠。筆記、資料庫、模板、分享網頁全部開放，主要限制只有 5MB 單檔上傳與 7 天版本歷史。需要團隊協作再上 Plus，重度依賴 AI 自動化才考慮 Business。
十一、常見問題 FAQ
Q1：Notion 可以離線使用嗎？
桌面版與手機 App 支援離線編輯已開啟過的頁面，重新連線後自動同步。但 Notion 本質是雲端服務，穩定網路下體驗最好。
Q2：我的資料安全嗎？會不會被拿去訓練 AI？
資料儲存於雲端並加密傳輸；Notion 官方聲明不會用客戶內容訓練 AI 模型（Enterprise 另有零資料保留選項）。重要資料仍建議定期用「匯出」功能備份。
Q3：可以把 Evernote、Word 的舊筆記搬過來嗎？
可以。Settings → Import 支援從 Evernote、Word、CSV、Markdown、Trello、Asana 等來源一鍵匯入。
Q4：Notion 頁面可以變成網頁分享嗎？
可以。點右上角 Share → Publish，頁面立即變成公開網址，適合作品集、公開文件；也可設定允許搜尋引擎索引。
Q5：手機上編輯方便嗎？
App 適合快速記錄與查閱；大量排版、建資料庫等重度編輯仍建議在電腦上進行。
十二、結語
Notion 的功能很多，但不需要全部學完才開始用。先建一頁筆記，需要整理清單時套個模板，等筆記累積多了再學資料庫，就足夠應付大部分情境；AI 功能等免費額度試用過、確定有需求再說。
想更深入，可以看 Notion 官方 YouTube 頻道，或到官方模板庫找現成的例子。